ARŞİV VE ARŞİVCİLİK
24.12.2012
GENEL BİLGİLER
Yapılan kazı çalışmaları, arşiv geçmişinin milletlerin tarihi kadar eski olduğunu ve M.Ö. IV.yüzyılda Atina’da, M.Ö.2000 yılında Mezopotamya’da devlet ve tapınak arşivlerinin bulunduğunu göstermiştir.
Avrupa’ya bakıldığında Ortaçağ Avrupa’sında başlangıçta bir çok ülkede yazılı belgelerle işlem yapma imkanı olmadığından, arşivcilik sadece manastırlarla sınırlı kalmıştır. Avrupa ülkelerinde ancak, XIV.yüzyıl ortalarından itibaren arşiv fikri önem kazanmış ve düzenli arşivler oluşturulmuştur.
Arşiv hizmetlerinin faydalarını kavrayan ve bu çalışmalara özel önem vererek gereken düzenlemeyi yapan ve bu konuda en erken davranan milletlerden biri Fransız'lardır. Fransa’da yaşanan 1789 Fransız İhtilali modern anlamda arşiv konusunda yapılan düzenlemelerin başlangıcı sayılmaktadır.
Türklerde, arşivlerin tarihi Orta Asya Türklüğüne kadar uzanır. Ortaçağın en medeni milletlerinden olan Uygur Türklerinin şehirlerinde zengin kütüphaneler, noterler, gümrük teşkilatı, mahkemeler, resmi daireler ve bu yerlerde resmi yazışmaların saklandığı arşivlerin bulunduğu yazılı belgelerden anlaşılmaktadır.
Türk-İslam geleneğinde yazılı kağıda saygı gösterilmesi sebebiyle devlet işlemlerine ait yazışmaların tamamı müsveddeler de dahil olmak üzere titizlikle muhafaza edilmiştir. Anadolu Selçukluları ile Osmanlı Devletinde diğer Türk Devletlerinden gelen gelenek olarak daha ilk devirlerden itibaren arşiv fikrinin mevcut olduğu ve arşivlere önem verildiği günümüze intikal eden milyonlarca belgeden anlaşılmaktadır. Bu konuda 1785 tarihinde Osmanlı Devletinde belgelerin kullanma amaçları, usulleri, muhafazasının nasıl ve kimler tarafından yapılacağı, arşivlerin korunması hususunda emirler çıkarıldığı bilinmektedir.
ARŞİVCİLİK NEDİR
Arşivlerin kuruluşu, organizasyonu, belgelerin saklanması, kullanıma sunulması ile ilgili işlemlerin ve arşiv uygulamalarının, dayandığı temel ilmi düşünceleri ve kaideleri konu edinen bir ilim dalıdır.
ARŞİV NEDİR
Latince’de resmi daire, belediye sarayı anlamı taşıyan “Archivum” dan gelen, çeşitli şekilde tarifi yapılan arşiv genel anlamda;
Kurumların, gerçek ve tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler neticesinde meydana gelen ve bir maksatla, belli bir sistem dahilinde saklanan doküman ve bu dokümana bakan birim veya bu dokümanların barındırıldığı yerlerdir.
ARŞİVCİLİĞİN DOĞUŞU VE ÖNEMİ
Tarihi süreç içerisinde sosyal bir varlık olan insan, yerleşik hayata geçerek bir arada yaşamaya ve topluluk oluşturmaya başlamasından itibaren, gerek birey olarak topluluğun diğer bireyleri ile, gerekse fert veya oluşturduğu topluluk vasıtasıyla diğer topluluklarla bir takım faaliyetler içerisinde olmuştur. İnsan ve oluşturduğu topluluklar, bu tarihi süreç içerisinde sosyal, ekonomik ve siyasal alanda günden güne meydana gelen gelişmelere paralel olarak çeşit ve miktar bakımından artan bu faaliyetleri sonucunda, kimi zaman bir takım haklar kazanmış, kimi zamanda yükümlülükler altına girmişlerdir. İnsanlar, birey ve oluşturdukları topluluk olarak yazının bulunmasından itibaren kendilerine bir hak kazandıran veya yükümlülük getiren faaliyetleri yazılı olarak yapmak, kazanmış bulundukları hak ve yükümlülükleri korumak ve gerektiğinde belgeleyerek ispatlamak amacıyla bu belgeleri muhafaza etmek ihtiyacını duymuşlardır.
İlk zamanlarda yapılan faaliyetler sonucunda üretilen belgenin miktar bakımından az olması, aranılan bir belgeye ulaşılmasında herhangi bir sorun teşkil etmese de üretilen belge miktarının zamanla artması, gerektiğinde aranılan bir belgeye ulaşılmasında sorunlar yaşanmasına, ayrıca düzensiz şekilde muhafaza edilmesi nedeniyle belgenin kaybolmasına ve bununda kazanılan bir hakkın zayi olmasına neden olmasının görülmesi üzerine, bu sorunların giderilmesi ve aranılan belgeye en kısa süre içerisinde ulaşılabilmesi için, mevcut belgelerin bir sistem dahilinde muhafaza edilmesi amacıyla arayışlara gidilmesi sonucunda, bugün için arşiv sistemi dediğimiz birtakım sistemler geliştirilmiş böylece arşiv ve arşivcilik kavramları ortaya çıkmıştır.
Geçmiş tarihlerden günümüze kadar yapılan faaliyet ve hizmetler sonucu üretilen belgeleri muhafaza eden arşivler geniş anlamda;
1- Devlet kurum ve kuruluşlarının, fertlerin hak ve yükümlülüklerini ve milletlerarası münasebetleri belgeleyerek koruma,
2- Bir konu hakkında geçmişte ne gibi bir işlem yapıldığını, bugün hangi safhada olduğu ve ne yapılacağı hususunda daha önce üretilen dokümanların incelenmesi ve değerlendirilmesine olanak vererek bir konuyu aydınlatma ve yol gösterme,
3- Bir milletin geçmişini bugüne, bugününü yarına bağlayan temel dayanak değerli tarih ve kültür hazinesi olarak, ait olduğu devrin örf ve adetlerini, sosyal yapısını, müesseselerini ve bunlar arasındaki münasebetleri ortaya koyma ve sonraki nesillere aktarma misyonunu üstlenme,
4- Bilgi hazinesi ve devletin hafızası olarak, geçmiş ile gelecek arasında köprü görevini yüklenme fonksiyonlarını üstlenirler.
Şüphesiz ki arşivlerin bu fonksiyonlarını başarı ile yerine getirmesi ancak, arşivlerin düzenli, sistemli ve işler halde bulundurulmasına bağlıdır.
Ülkemizde arşiv ve arşivcilik faaliyetleri, yakın zamana kadar sadece evrak sevkinden ibaret basit bir iş gibi algılanmış ve gereken önem verilmemiştir. Ancak günümüzde arşivcilik faaliyetlerinin öneminin her geçen gün biraz daha iyi anlaşılması bu bakımdan sevindirici bir gelişme olmuştur.
Günümüzde hangi tür hizmette bulunursa bulunsun, arşivcilik faaliyetlerinin ve dolayısıyla arşivlerin, ait olduğu birimin, kurumun veya kuruluşun hizmetteki başarısında katkısı ve rolü inkar edilemez.
Bilinmelidir ki, bir kurum veya kuruluşun başarısı, arşiv faaliyetlerinin başarısı ile doğru orantılıdır. Arşivcilik faaliyetlerine gereken önemi vermeyen ve bu faaliyetlerini herhangi bir sistem olmaksızın gelişi güzel yürüten birim, kurum ve kuruluşlarda istenilen bilgiye ve aranılan belgeye zamanında ulaşılamayacağından, o birim, kurum veya kuruluşun hizmetlerinde gecikmeler ve aksamalar olması kaçınılmaz olacaktır.
Arşivlerden yeteri kadar faydalanılabilmesi için her şeyden önce arşiv malzemesinin tespiti, toplanması, bir sistem dahilinde tasnif edilmesi ve sağlıklı bir şekilde korunması gerekir. Tüm bu hizmetlerin layıkıyla yerine getirilmesi, ancak arşiv konusunda yetişmiş uzman personelin varlığı ile mümkündür.
ARŞİV HİZMETLERİNİN AMACI
Belgeleri korumak, aranılan belgenin en kolay ve süratli bir şekilde bulunmasını sağlayarak ilgililerin kullanımına sunmak ve bunlarla ilgili tedbirleri almaktır.
ARŞİV HİZMETLERİNİN GÖREVİ
Arşiv hizmetlerinin, kısaca arşivlerin başlıca görevi;
Belgeleri:
1- Tespit etmek ve ayırımını yapmak,
2- Kayba uğramaktan korumak,
3- Gerekli şartlarda saklamak,
4- Yararlanmaya sunmak,
5- Yukarıda sayılan faaliyetleri kontrol altında tutmaktır.
© 2025 T.C. İçişleri Bakanlığı Emniyet Genel Müdürlüğü